A club lives from and with its members — they belong managed and structured with high data quality and security. In this article, we get to the bottom of questions about the organization of our own members.
Effective master data management, also known as club CRM, requires a solution that facilitates organization and communication across a wide range of processes. Within the club, think about what data you need from your members (in terms of the purpose of the club) and only obtain data that is really relevant. Personal data is sensitive data and you as a club should therefore handle it carefully.
Consider how you can securely collect your members' data and forward it to the appropriate people within the club. Whenever possible, avoid sending data via services such as WhatsApp, Facebook, or other messaging apps from U.S. providers
Zunächst solltest du dir einmal ansehen, wofür du die Arbeitszeit für den Verein eigentlich genau verwendest. “Was mache/erledige ich in meiner Vereins-Arbeitszeit tatsächlich?” Nur, wer seinen eigenen Verlauf des Zeitverbrauchs kennt, kann langfristig auch etwas daran ändern.
In den meisten Fällen stößt du dabei auf viele Dinge, die eigentlich gar nicht so wichtig sind, die du aber regelmäßig betreibst. Du solltest darüber nachdenken, was der Verein braucht oder was in naher oder ferner Zukunft wichtig sein wird, sodass du dich darauf vorbereiten kann.
Betreust du z.B. eine Fußball-Jugendmannschaft und es steht ein wichtiges Spiel an, sollte das richtige Training und die perfekte Spielvorbereitung oberste Priorität haben. Alle anderen Angelegenheiten rund um die Mannschaft sind erst einmal gar nicht so dringend – auch wenn sie so erscheinen.
Was uns zum eigentlich wichtigsten Punkt bringt: die Prioritäten!
Wir haben gemeinsam mit einem Rechtsexperten (Anwalt) einen Downloadbereich mit 35 Dokumenten als Word-Muster ins Leben gerufen. Die folgenden Musterpakete enthalten für kleines Geld, alles was dein Verein benötigt. Diese konkreten Musterdokumente geben euch Sicherheit und sparen obendrein viel Zeit bei der Umsetzung.
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Tipp: Pareto Prinzip
Auch 80-20-Regel genannt, gehört? Dieser Effekt besagt, dass 80% der Ergebnisse mit 20% des Gesamtaufwandes erledigt werden. Das ist wichtig zu verinnerlichen, denn es sagt auch, dass ihr 80% eurer Ziele in 20% der Zeit schaffen könnt, ohne sich in Details zu verzetteln. Es ist gut das im Hinterkopf zu haben.
Du kannst deine Arbeitszeit für den Verein genau durchplanen. Für jede Aufgabe erstellst du dir einen Termin in bestimmter Länge. Wenn du dir unsicher bist, wie lange du für eine Tätigkeit brauchen wirst, so solltest du einfach ein klein wenig mehr Zeit einplanen. Pufferzeit ist wichtig – nicht nur, weil manche Aufgaben länger dauern könnten als gedacht, sondern auch weil du Unterbrechungen und Pausen einberechnen muss.
Wie lange die Pausen sein sollten, ist von Mensch zu Mensch unterschiedlich. Der eine arbeitet 30 Minuten durchgehend und braucht dann 10 Minuten Pause, ein anderer arbeitet eine Stunde und macht dann 30 Minuten Pause. Es ist ganz egal, wie du es handhabst, solange es für einen selbst in Ordnung ist, ist alles gut.
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However, sharing lists within an Excel document among employees can quickly lead to problems, as it becomes impossible to be certain which version is actually the most up-to-date—which can significantly compromise data quality. On the other hand, the system is quick to set up, and (almost) everyone is familiar with Excel.
Am Ende eines jedes Tages solltest du dir ansehen, wie viel du von deiner ToDo-Liste tatsächlich erledigen konntest. Was übrig geblieben ist, wandert zusätzlich auf die Liste vom morgigen Tag.
Leider kann es so passieren, dass Aufgaben mit niedriger Priorität wochenlang mitgeschleppt werden, ohne dass sie jemals erledigt werden. So können auch unwichtige Aufgaben irgendwann wahnsinnig dringend werden. Um das zu vermeiden, solltest du an diesen Aufgaben immer dann konsequent arbeiten, wenn sonst weniger los ist.
Aber was, wenn man die ToDo-Liste mal nicht schafft? Das Leben ist nicht geradlinig und lässt sich nur zu einem bestimmten Grad im Vorhinein planen. Das solltest du nicht vergessen. Besonders im Verein, wo der Zusammenhalt über allem steht, findet sich immer eine Lösung, wenn du eine dringende Aufgabe wirklich nicht selbst erledigen kannst. Hol dir einfach Hilfe bei deinen Kollegen.
Vielleicht kennt ihr den Spruch: Das „Richtige“, falsch zu tun ist besser als das „Falsche“ richtig zu tun. Im übertragenen Sinn ist damit gemeint lieber in die richtige Richtung langsam zu gehen als in die falsche Richtung schnell. Natürlich wäre es am besten in die richtige Richtung schnell zu gehen, aber um richtig zu gehen, ist in jedem Fall wichtig zwischendurch den „Weg“ zu checken.
Das könnt ihr monatlich oder quartalsweise machen – wichtig ist, dass ihr es macht. Das ist auch der Grund, weshalb man sich große Ziele in kleinen Etappen aufteilen soll. Damit wisst ihr zu jeder Zeit, ob ihr euch noch am Weg befindet. Geht gemeinsam die Maßnahmen für die Zielerreichung durch und hackt diese ab, streicht sie durch, bestätigt aktiv das Abschließen der Maßnahmen in einer für den gesamten Vorstand ersichtlichen Form.
Wir wünschen euch im Namen des gesamten Vereinsplaner Teams alles Gute bei der Jahresplanung und eine erfolgreiche Umsetzung. Solltet ihr bzgl. unserer Vereinssoftware und dem Thema Digitalisierung Fragen haben, dann könnt ihr jederzeit gerne in unserem Hilfecenter vorbei schauen.
Alles Gute!
