Zeit ist kostbar! Du solltest mit Zeit so sparsam und wohlüberlegt umgehen, wie du es mit deinem Geld tun würdest. Wie das geht und wie du dieses Wissen speziell für den Verein nutzen kannst, erfährst du in diesem Beitrag.
Stell dir vor du bekommst 86.400 Euro jeden Tag aufs Neue. Du kannst damit machen was du möchtest – die Entscheidung wie du mit diesem Geld umgehst liegt einzig und allein bei dir. Einzige Bedingung: Du musst das Geld an diesem Tag ausgeben – du kannst nichts für die nächsten Tage ansparen.
Irgendwann an diesem Tag kommt eine Person und stiehlt dir 100 Euro. Den Rest hast du aber nach wie vor. Würdest du jetzt sagen: "Gut dann werfe ich das restliche Geld auch einfach weg"? Wohl kaum!
Stell dir nun vor, dass du statt der 86.400 Euro 86.400 Sekunden hast. Denn das ist die exakte Anzahl an Sekunden, die jeder Tag aufs Neue hat. Du merkst auf was wir hinaus wollen? Wir werfen Zeit oft ungeachtet weg, nur weil eine Person oder ein anderer Zeitfresser uns 100 Sekunden stiehlt.
Genau das ist das Problem. Wir haben so viel an Zeit jeden einzelnen Tag und am Abend denkt man darüber nach was man doch alles tun hätte können an diesem Tag. Sei ganz ehrlich mit dir, wenn du die 86.400 Euro bekommen würdest, dann würdest du auch versuchen diese sinnvoll einzusetzen. Warum also nicht auch mit der Zeit so achtsam umgehen?
Zunächst solltest du dir einmal ansehen, wofür du die Arbeitszeit für den Verein eigentlich genau verwendest. “Was mache/erledige ich in meiner Vereins-Arbeitszeit tatsächlich?” Nur, wer seinen eigenen Verlauf des Zeitverbrauchs kennt, kann langfristig auch etwas daran ändern.
In den meisten Fällen stößt du dabei auf viele Dinge, die eigentlich gar nicht so wichtig sind, die du aber regelmäßig betreibst. Du solltest darüber nachdenken, was der Verein braucht oder was in naher oder ferner Zukunft wichtig sein wird, sodass du dich darauf vorbereiten kann.
Betreust du z.B. eine Fußball-Jugendmannschaft und es steht ein wichtiges Spiel an, sollte das richtige Training und die perfekte Spielvorbereitung oberste Priorität haben. Alle anderen Angelegenheiten rund um die Mannschaft sind erst einmal gar nicht so dringend – auch wenn sie so erscheinen.
Was uns zum eigentlich wichtigsten Punkt bringt: die Prioritäten!
Wir haben gemeinsam mit einem Rechtsexperten (Anwalt) einen Downloadbereich mit 35 Dokumenten als Word-Muster ins Leben gerufen. Die folgenden Musterpakete enthalten für kleines Geld, alles was dein Verein benötigt. Diese konkreten Musterdokumente geben euch Sicherheit und sparen obendrein viel Zeit bei der Umsetzung.
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Tipp: Pareto Prinzip
Auch 80-20-Regel genannt, gehört? Dieser Effekt besagt, dass 80% der Ergebnisse mit 20% des Gesamtaufwandes erledigt werden. Das ist wichtig zu verinnerlichen, denn es sagt auch, dass ihr 80% eurer Ziele in 20% der Zeit schaffen könnt, ohne sich in Details zu verzetteln. Es ist gut das im Hinterkopf zu haben.
Du kannst deine Arbeitszeit für den Verein genau durchplanen. Für jede Aufgabe erstellst du dir einen Termin in bestimmter Länge. Wenn du dir unsicher bist, wie lange du für eine Tätigkeit brauchen wirst, so solltest du einfach ein klein wenig mehr Zeit einplanen. Pufferzeit ist wichtig – nicht nur, weil manche Aufgaben länger dauern könnten als gedacht, sondern auch weil du Unterbrechungen und Pausen einberechnen muss.
Wie lange die Pausen sein sollten, ist von Mensch zu Mensch unterschiedlich. Der eine arbeitet 30 Minuten durchgehend und braucht dann 10 Minuten Pause, ein anderer arbeitet eine Stunde und macht dann 30 Minuten Pause. Es ist ganz egal, wie du es handhabst, solange es für einen selbst in Ordnung ist, ist alles gut.
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Möchtest du langfristige Ziele erreichen, solltest du auch mal eine ganze Woche im Vorhinein planen. Natürlich müssen die ToDo-Listen von Tag zu Tag angepasst werden, aber wer wöchentlich plant, hat mehr Fokus auf seine langfristigen Ziele. Das ist eine Tatsache.
Ist es beispielsweise eines der Vereinsziele, mehr Follower in sozialen Medien für Sponsoren zu bekommen, so solltest du jeden Tag daran arbeiten und wöchentlich mehrmals ein Posting auf Social Media veröffentlichen. Das Ganze auch im Verein publik machen und Mitglieder dazu motivieren, dass Sie ihr Umfeld einladen. Das lässt sich alles prima im Vorhinein planen und ohne Stress umsetzen.
Ein anderes längerfristiges Ziel kann es sein, dass ihr als Verein neue Mitglieder bekommen möchtet. Dies ist gewiss kein Ziel, das an einem Tag zu erreichen ist. Ein solches Ziel braucht eine ganz klare Strategie und viele einzelne Tasks, um Schritt für Schritt an neue Mitglieder zu kommen.
Am Ende eines jedes Tages solltest du dir ansehen, wie viel du von deiner ToDo-Liste tatsächlich erledigen konntest. Was übrig geblieben ist, wandert zusätzlich auf die Liste vom morgigen Tag.
Leider kann es so passieren, dass Aufgaben mit niedriger Priorität wochenlang mitgeschleppt werden, ohne dass sie jemals erledigt werden. So können auch unwichtige Aufgaben irgendwann wahnsinnig dringend werden. Um das zu vermeiden, solltest du an diesen Aufgaben immer dann konsequent arbeiten, wenn sonst weniger los ist.
Aber was, wenn man die ToDo-Liste mal nicht schafft? Das Leben ist nicht geradlinig und lässt sich nur zu einem bestimmten Grad im Vorhinein planen. Das solltest du nicht vergessen. Besonders im Verein, wo der Zusammenhalt über allem steht, findet sich immer eine Lösung, wenn du eine dringende Aufgabe wirklich nicht selbst erledigen kannst. Hol dir einfach Hilfe bei deinen Kollegen.
Vielleicht kennt ihr den Spruch: Das „Richtige“, falsch zu tun ist besser als das „Falsche“ richtig zu tun. Im übertragenen Sinn ist damit gemeint lieber in die richtige Richtung langsam zu gehen als in die falsche Richtung schnell. Natürlich wäre es am besten in die richtige Richtung schnell zu gehen, aber um richtig zu gehen, ist in jedem Fall wichtig zwischendurch den „Weg“ zu checken.
Das könnt ihr monatlich oder quartalsweise machen – wichtig ist, dass ihr es macht. Das ist auch der Grund, weshalb man sich große Ziele in kleinen Etappen aufteilen soll. Damit wisst ihr zu jeder Zeit, ob ihr euch noch am Weg befindet. Geht gemeinsam die Maßnahmen für die Zielerreichung durch und hackt diese ab, streicht sie durch, bestätigt aktiv das Abschließen der Maßnahmen in einer für den gesamten Vorstand ersichtlichen Form.
Wir wünschen euch im Namen des gesamten Vereinsplaner Teams alles Gute bei der Jahresplanung und eine erfolgreiche Umsetzung. Solltet ihr bzgl. unserer Vereinssoftware und dem Thema Digitalisierung Fragen haben, dann könnt ihr jederzeit gerne in unserem Hilfecenter vorbei schauen.
Alles Gute!
Wir haben gemeinsam mit neun Experten aus der Praxis ein 98-seitiges ePaper zu aktuellen Themen rund um das Vereinswesen verfasst. Das ePaper beinhaltet 5 Kapitel und 15 Themengebiete zu wichtigen Bereichen rund um die Organisation, Mitglieder, Förderungen, Sponsoren, Steuern uvm. Du kannst das Handbuch als kostenlosen Download auf der Vereinshandbuch Webseite herunterladen.
