
Die Verwaltungsapp für Vereine, Gruppen, Mannschaften und Verbände.
Jetzt loslegenVereinsplaner passt sich deinem Verein an. Egal ob 25, 250 oder 2.500 Mitglieder — wir haben das passende Paket für euch.
Die Preise gelten für einzelne Vereine. Die Abos werden jährlich im Voraus abgerechnet. Vereinsplaner kann vorab 1 Monat gratis im vollen Umfang getestet werden. Link zur gesamten Funktionsliste. Erklärung der Preise & Pakete als Video.
Sichere dir mit dem Code VP50DACH die ersten 6 Monate kostenlos.
Spare nicht nur Zeit, sondern auch Geld!
*Gültig bei Abschluss des ersten Pakets mit einer Laufzeit von 12 Monaten.
Diese Art der Personen sind all jene, die z.B. in den Stammdaten verwaltet werden, für die Vorschreibungen generiert werden können, oder für die Terminanwesenheiten erstellt werden. Diese Personen haben keinen direkten Zugriff auf den Vereinsplaner (mit eigenem Account) bzw. erst nachdem sie aktiv in den Verein eingeladen werden.
Personen mit Account sind jene, die aktiv über einen eigenen Zugang auf den Vereinsplaner verfügen. Sei es als Vorstand, aber auch Trainer, die Gruppen leiten. Oder auch aktive Mitglieder, die auf Termine, News und den Chat zugreifen möchten.
Sämtliche Geräteunterstützung als All-in-One-Tool.
Zusätzlich zum Verein kannst du je nach Paket eine gewisse Anzahl an Untergruppen erstellen, welche als einzelne Daten- und Informationsräume dienen. Weiters kann in den Vereinseinstellungen hier eine Vereins- und Gruppenhierarchie erstellt werden.
Serverstandort in Deutschland bei der Firma Hetzner GmbH.
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Die Berechtigungsvergabe kann auf einzelne Vorgänge (Funktionen), auf Vereins- aber auch auf Gruppen/Bereichsebenen vergeben werden, sodass der Datenschutz immer gewährleistet ist und Personen nur auf jene Daten Zugriff haben, auf die sie Zugriff haben dürfen.
Die angelegten Gruppen/Sektionen können ganz einfach mittels "drag & drop" in die
gewünschte Hierarchie gebracht werden. Diese Hierarchie passt sich ideal an euren Verein an.
Name, genauere Beschreibung, Vereinstyp, ZVR-Nr, UID-Nr., Kontakt-E-Mail und Logo
können hinterlegt werden.
In den Stammdaten des Vereins können zahlreiche Vereinsinfos wie auch der Standort hinterlegt werden. Diese Daten werden, wenn gewünscht, beispielsweise bei der Dokumentenerstellung
automatisch herangezogen und auf den Dokumenten angezeigt. Dies wird z.B. Wird beim SEPA Bankeinzug,
beim Briefkopf in Vorschreibungsdokumenten und weiteren Funktionen verwendet um die Dokumentenerstellung
einfach zu gestalten.
Social Media Kanäle der Vereine hinterlegen und verlinken.
Bei der Zahlung und in der Finanzverwaltung unterstützte Währungen.
Personen werden als Stammdaten geführt, die in der Verwaltung vollumfänglich genutzt
werden können. Weiters können zusätzliche Datenfelder mit individuellen Zusatzinfos der Mitglieder
erstellt werden.
Initialer und von unserem Team unterstützter Datenimport der Mitgliederdaten auf
Basis einer vordefinierten Struktur.
Anzahl an Personen, die im jeweiligen Paket die Möglichkeit haben mit einem eigenen
Account aktiv dabei zu sein.
Diese haben anpassungsfähige administrative Berechtigungen im Verein. Es können zusätzlich Berechtigungen für die Verwaltung in den einzelnen Gruppen/Sektionen und auf Basis der Funktionen vergeben werden.
Berechtigte Personen können die Stammdaten auf Gruppenebene bearbeiten, wobei Änderungen automatisch mit der Vereinsebene synchronisiert werden.
Mitglieder können, sofern sie aus dem Verein ausgetreten sind samt ihrer Daten archiviert werden und werden nicht mehr als Vereinsmitglied geführt.
Mitglieder können aktive Mitgliederrollen und Positionen zugeteilt bekommen, welche auch in der Mitgliederverwaltung aufscheinen und als Gliederung dienen. Diese Rollen und Positionen bestehen individuell pro Vereinsstyp.
Mitgliederanzahl im Verein und einzelnen Sektionen, Abteilungen und Gruppen auf
Basis des Geschlechtes und des Alters.
Gewisse Mitgliederdaten können zeitlich chronologisch im System gespeichert werden, um so eine Historie zum Mitglied zu haben.
Für jedes Mitglied können zusätzlich in den Stammdaten Dokumente mit einer Größe von bis zu 10 MB pro Dokument hinterlegt werden. Diese werden in der Cloud gespeichert und können jederzeit heruntergeladen werden.
Diese können auf Vereins- oder Gruppenebene vergeben werden. Mitglieder können auch für die Verwaltung von einzelnen Gruppen Berechtigungen erhalten. So können Gruppen/Sektionsleiter definiert werden um die Verwaltung im Verein untereinander aufzuteilen.
Ansichten sind Vorlage der Tabellenübersicht, die man sich dauerhaft speichern kann, um schnell zwischen den Ansichten hin und her zu wechseln.
Export der Daten auf Basis der Filterung/Sortierung in der Tabelle für eigene Zwecke oder dem Verband.
Detaillierte Filter- & Sortierungseinstellungen, welche auch als eigene Ansicht gespeichert werden können.
Dies sind vom Verein eigens definierte Stammdatenfelder, um welche die Mitgliederverwaltung erweitert werden kann. Dabei gibt es unterschiedliche Feldtypen, welche verwendet werden können und eine übersichtliche Datenverwaltung ermöglichen, welche auf deinen Verein individuell abgestimmt ist.
Die Synchronisation bedeutet, dass Mitglieder in ihrem eigenen Account Daten (z.B. Telefonnummer) ändern können und diese Änderung wird dem Verein als Vorschlag in der Mitgliederverwaltung angezeigt. Der Verein kann die Änderungen dann einfach übernehmen.
Eine Mitgliedschaft ist das Rechtsverhältnis zwischen dem Mitglied und dem Verein. Diese Mitgliedschaften können selber definiert werden. Weiters kann diesen, wenn gewünscht, auch ein Tarif bzw. ein Mitgliedsbeitrag zugeordnet werden.
Tarifklassen stellen den Turnus dar, in jenen die Mitgliedsbeiträge eingezogen/bezahlt werden.
Für jede erstellte Tarifklasse können die Beitragshöhen individuell festgelegt werden.
Mit dem Vereinsplaner kannst du automatisch auf Basis von angelegten und zugeordneten Mitgliedschaften, die Mitgliedsbeiträge als Vorschreibung generieren und direkt als PDF aussenden.
Diese Vorschreibungsdokumente können von jedem Verein individuell angepasst werden.
Vorschreibungen können gesammelt, einzeln oder auch gefiltert nach Mitgliedschaft oder Zahlungsstatus des Mitgliedes versendet werden.
Zur Abwicklung von SEPA, Mitgliedsbeiträgen und Rechnungen erfasste Bankdaten.
Beim Datenimport checkt das System direkt, ob die angegebenen Bankdaten existieren/richtig eingetragen sind, um eine korrekte Datenverwaltung zu gewährleisten.
Mitgliedsbeiträge werden historisch erfasst, um einen Nachweis der Zahlungen bei den Mitgliedern zu haben.
Im Vereinsplaner kannst du mit Hilfe der "Beitragseinzug-Funktion" ganz einfach einen SEPA-Datenträger erstellen, welcher bei deiner Bank einfach eingespielt werden kann. Dabei hast du auch die Möglichkeit für alle Mitglieder gesammelt oder mit Hilfe der Filter- und Suchfunktion nur für bestimmte Mitgliedschaften, Beiträge und Mitglieder einen Datenträger zu erzeugen.
Wenn eingestellt - muss nicht jedes Jahr eine Mitgliedschaft erstellt/zugewiesen werden, sondern wird automatisch im neuen Vereinsjahr erneuert.
Erstelle und verwalte beliebig viele Neumitglieder-Beitrittsformulare. Das kann z.B pro Gruppe/Sektion/Abteilung ein eigenes Formular sein. Achtung die aktivierung pro Formular hat eigene Limits (siehe nächster Punkt).
Aktive Beitrittsformulare bedeutet, wie viele Formulare glechzeitig auf der Webseite oder via Link aktiv sind. Sprich auch von interessierten Personen ausgefüllt werden können.
Stammdatenfelder, benutzerdefinierte Felder, Logo, Farbe, Textblöcke und Struktur frei einstellbar pro Formular.
Anhängen von Statuten & Datenschutzbestimmungen bei den Neumitglieder-Formularen
Möglichkeit als Verein die Formulare mit interessierten Personen zu teilen. Direkt über Link oder der Vereinswebseite möglich.
Information über Beitritts-Anfragen per E-Mail an die Verwalter der Mitglieder zur Annahme und zum Ablehnen.
Eine genaue Kassenbuchführung bietet ein präzises Abbild des Bargeldbestands deines Vereins. Durch die digitale Führung könnt ihr Buchungen kategorisieren und ins Kassabuch eingetragen.
Mobiler Zugang zu allen Finanzdaten jederzeit & überall, digital Rechnungen hochladen und wichtige Transaktionen mobil anlegen und verfolgen.
Diverse Berichte, wie Kassenprüfbericht, EAR-Bericht, EÜR-Bericht und allg. Finanzberichte als PDF mit wenigen Klicks generiert und als vollwertige Berichte für KassiererInnen verwendbar.
Vereinsplaner mit den eigenen Bankkonten verbinden, um so von einer effizienten und schnellen Verwaltung der Finanzen zu profitieren. Abdeckung von 97% der DE und AT Banken.
Auf Gruppenebene werden ausgewählte Konten für einzelne Gruppen freigegeben, sodass berechtigte Personen Buchungen und Rechnungen eigenständig führen können.
Selbstständiger Import von Buchungen via Excel für Vereine auf Basis der Konten möglich. (z.B. Kassabuch, Bankkonto, Sektionskonto usw.)
Rechnungen schreiben, drucken und aussenden.
Geldspenden, Sachspenden und Dienstleistungsspenden ausstellen, drucken und versenden.
Erstelle einen Spendenbericht über einen Zeitraum mit allen erhaltenen Spenden.
Durch zwei zusammenhängende Bereiche behältst du leicht den Überblick, kannst deine Finanzen gezielt verwalten und siehst sofort offene Rechnungen & Buchungen.
Um den Bedürfnissen der Vereine gerecht zu werden, bieten wir verschiedene Kontenpläne an. Vereine können den Kontenplan auswählen, der am besten zu ihrer Struktur passt.
Dem ausgewählten Kontenplan können individuell Konten hinzugefügt oder gelöscht werden, bzw. eine Schnellauswahl der benötigten Konten erstellt werden.
Diese Funktion bietet eine aktuelle Übersicht über die finanzielle Lage eines Vereins und ermöglicht es, Zahlungsfristen einzuhalten.
Sich wiederholende Ereignisse können basierend auf den Erkenntnissen von vergangenen Projekten effizienter geplant und organisiert werden. Darauf aufbauend eine Budgetierung.
Die Verknüpfung von Buchungen mit Rechnungen ermöglicht eine klare Dokumentation der Transaktionen und erleichtert die Buchhaltungskontrolle.
Kontenübertragungen ermöglichen den Transfer von Geldern zwischen verschiedenen Finanzpositionen oder Zwecken
Kostenstellen in der Buchhaltung ermöglichen die Gliederung von Ausgaben nach verschiedenen Bereichen oder Abteilungen. Sie helfen dabei, Budgets zu überwachen und die Rentabilität einzelner Bereiche oder Projekte zu bewerten.
Es kann zu jeder Buchung eine Kostenstelle hinzugefügt werden, um u.a. DATEV-Exporte zu ermöglichen.
Die Auswertung von Kostenstellen wird für die Erstellung von Berichten benötigt und ist unerlässlich für die Planung von zukünftigen Ausgaben.
Klare Zuordnung von Kunden bzw. Lieferanten bei Transaktionen hilft dabei, Rechnungen leichter nach zu verfolgen und den Überblick zu behalten.
Durch die Zuordnung von Buchungen zu spezifischen Vereinsbereichen können Vereine ihre Einnahmen und Ausgaben besser verfolgen und analysieren.
Verwaltete Kontakte in diversen Verteilerlisten wie z.B Mitglieder, Sponsoren, Gönner, Ehrenmitglieder oder Helfer.
Anzahl der einzelnen E-Mails, die pro Monat pro Verein ausgesendet werden können.
Diese Funktion kann im Verein und auch allen Gruppen separat verwendet werden.
Mit Hilfe des Newsletter Baukasten Systems kannst du ganz einfach einen Newsletter erstellen und das Aussehen dieses selber bestimmen mit Hilfe der Baukastenelemente. Diesen Newsletter kannst du dann an alle beteiligten Personen (Mitglieder, Sponsoren, Gönner, Helfer, ...) als E-Mail senden. So erreichst du alle!
Elemente, welche für den Bau der E-Mails verwendet werden können.
Möglichkeit E-Mails vor dem Versand noch in einer Vorschau zu kontrollieren.
Möglichkeit E-Mails als Entwurf zu speichern oder als Vorlage zu erstellen.
Möglichkeit E-Mails vor dem Versand noch in Form einer echten Testmail zu kontrollieren.
Statistiken zu nicht zustellbaren E-Mails.
Mehrere Dokumente mit in Summe max. 4MB bei den ausgesendeten E-Mails anhängen.
In der Terminstatistik kann nach vielen Parametern gefiltert werden um eine Analyse erstellen zu können. Diese beinhalten beispielsweise welche und wie viele Mitglieder den Termin angezeigt bekommen, zugesagt, abgesagt, gelesen oder nicht gelesen haben. Diese Statistiken können auch als Excel- oder PDF-Datei heruntergeladen werden.
Bei erstellten Terminen kann eingestellt werden, dass Mitglieder zu-/absagen können. Diese Auflistung kannst du in deinem Verein einsehen. So behältst du immer den Überblick und kannst deine Termine im Verein besser planen.
Die aktiven Mitglieder können mit Hilfe der Handy-App ganz bequem Rückmeldungen auf Termine geben bzw. diese lesen und zu- oder absagen.
Über Anwesenheitslisten können die Anwesenheiten von Vereinsmitgliedern bei Terminen über einen bestimmten Zeitraum ausgewertet werden. Dieses Tool eignet sich perfekt für Trainer und Gruppenleiter, welche die Anwesenheiten bei ihren Trainings/Terminen tracken möchten oder wenn abhängig von Anwesenheiten bestimmte Angelegenheiten im Verein finanziell abgerechnet bzw. vergütet werden.
Jede Woche wird auf Basis der kommenden Termine eine Vorschau generiert, welche man sich automatisch als Erinnerung vorab zusenden lassen kann.
Es könnnen Termine erstellt werden, welche sich regelmäßig (automatisch) wiederholen. (z.B.: Training jeden Montag)
Newsbeiträge sind selbst erstellbare Texte, welche im Vereinsdashboard jedes Mitgliedes angezeigt werden und Vereinsmitglieder über Neuigkeiten informieren sollen. Newsbeiträge können auch ganz einfach über die Handy-App erstellt und erhalten werden um alle Vereinsmitglieder immer up-to-date zu halten. Newsbeiträge können auch nur für einzelne Gruppen erstellt werden.
Welche Mitglieder den Newsbeitrag sehen können, gesehen und gelesen haben und die jeweilige Anzahl dazu.
Infos kommen via Push-Benachrichtigung bzw. auch via E-Mail an. Der Newsbeitrag selbst wird im Vereinsplaner geöffnet und angezeigt.
Es können hier Informationen wie Gegenstands-Nr., Bezeichnung, Kaufdatum, Foto usw. hinzugefügt und zu einer Inventarkategorie zugeordnet werden
Hier können alle relevanten Informationen zu einem Gegenstand eingetragen werden, welche für die Leihung wichtig sind. Diese beinhalten beispielsweise die Verfügbarkeit, Menge, der Zeitraum der Leihung und viele weitere.
Je nach Bedarf kann auch zusätzlicher Speicherplatz extra hinzugekauft werden.
Pro angelegter Gruppe wird automatisch ein Datenraum erstellt, auf welchen auch mittels Berechtigungs-System einzelnen Personen Zugriff gegeben werden kann.
Derzeit ist nur eine Gruppenkommunikation möglich. Einzelchats sind in Planung.
Es gibt die Möglichkeit den Vereinsplaner-Chat individuell für den Verein und die Gruppen unabhängig einzustellen. Das heißt, dass in den einzelnen Gruppen unterschiedliche Chateinstellungen eingestellt werden können. Diese reichen von der Deaktivierung des Chats bis hin zur Löschung alle Nachrichten und zukünftig auch der Möglichkeit, dass nur Administratoren in einem Chat-Raum Nachrichten verfassen können.
Bilder werden derzeit als Dokumentenanhang verschickt. Zukünftig sollen diese auch mittels Vorschau verschickt werden können.
Im Jubiläums- und Geburtstagskalender werden die Anlässe in chronologischer Reihenfolge angezeigt. Die Geburtstage werden auf Basis der Daten in der Mitgliederverwaltung berechnet und automatisch in der Geburtstagsübersicht angezeigt.
Auch die selbst festgelegten Jubiläen werden auf Basis des Beitrittsdatums in der Mitgliederverwaltung automatisch berechnet und im Jubiläums- und Geburtstagskalender angezeigt.
Es kann selbst definiert werden, welche Jubiläen in deinem Verein relevant sind. (z.B.: 3-Jähriges, 5-Jähriges, 10-Jähriges Jubiläum eines Mitglieds etc.)
Im Jubiläumskalender kann zusätzlich nach Geburtstagen, nur runden Geburtstagen und Jubiläen gefiltert werden um eine übersichtliche Verwaltung zu gewährleisten.
In unserem Hilfecenter findest du genaue Anleitungen zu den verschiedenen Funktionen und ihrer Bedeutungen im Vereinsplaner.
Auf unserem YouTube-Kanal findest du zahlreiche Videos, welche dich bildlich Schritt für Schritt durch den Vereinsplaner und seine Funktionen führen.
Du kannst dich jederzeit bei Fragen und Funktionswünschen in Form einer E-Mail bei unserem Supportteam melden. Es wird ein Supportticket erstellt und dir wird innerhalb von 1-3 Werktagen geantwortet.
Das Supportteam von Vereinsplaner unterstützt dich beim initialen Datenimport deiner Mitgliederdaten und führt diesen durch.
Serverstandort in Deutschland bei der Firma Hetzner GmbH.
KI-Chatbot von Zendesk zum Lösen von Anfragen außerhalb der Geschäftszeiten.
KI-Telefon-Hotline zum Klären einfacher Fragen. Erreichbarkeit jeden Tag 0-24 Uhr.
Der allgemeine Kontakt, wie Feedback, Wünsche, Anregungen und Support/Fragen findet ausschließlich auf schriftlichem Wege über unsere Support-E-Mail-Adresse statt.
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Jetzt ohne Risiko euren Verein in wenigen Sekunden selbstständig kostenlos anlegen, einen Monat mit allen Funktionen testen und euch selbst von Vereinsplaner überzeugen. Dazwischen könnt ihr uns gerne eure Wünsche, Anregungen und Erfahrungen mitteilen, um so aktiv an der Weiterentwicklung in eurem Interesse mitzuwirken.