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Sieht man WhatsApp als Software-Tool, so ist es das am weitesten verbreitete Digitalisierungswerkzeug in Vereinen. Warum das so ist und weshalb ihr euch nach einer Alternative umsehen solltet, erfahrt ihr in diesem Beitrag
Eines vorweg: Dieser Beitrag ist nicht dazu da, um auf WhatsApp drauf zu hauen. Wir sehen es aber als wichtigen Aufklärungspunkt, den wir euch nicht vorenthalten möchten. Unsere Informationen sagen auch nicht, dass WhatsApp gar nicht eingesetzt werden darf. Es gibt aber doch große Einschränkungen, denen sich viele Vereine nicht bewusst sind.
Nun aber zur Frage, weshalb WhatsApp in so vielen Vereinen eingesetzt wird. Der Grund ist naheliegend. WhatsApp ist ein für private Personen kostenloser Nachrichtendienst und hat sich in den letzten 10 Jahren zum Marktführer im deutschsprachigen Raum etabliert. Kurzum, jeder hat WhatsApp am Smartphone und ist mit den Funktionen vertraut.
Das macht es für euch als Verein sehr bequem, einfach eine Vereinsgruppe zu erstellen und alle Personen dieser hinzuzufügen. Nichts geht schneller als das. Keiner muss sich neu registrieren und kostenlos ist es obendrein. Aber wie so oft, muss irgendwie dafür bezahlt werden – in diesem konkreten Fall bezahlt ihr mit euren Daten.
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Nachfolgende Auflistungen können als neutrale Pros und Cons hinsichtlich der Verwendung von WhatsApp gesehen werden. Wir haben versucht zu jedem Punkt auch eine Erklärung zu geben, damit ihr seht, was das für euch als Verein bedeutet.
Experten schätzen, dass auf 95% aller Smartphones in Deutschland WhatsApp installiert ist. Das ist eine wahnsinnige Abdeckung. Jetzt hat zwar nicht jeder im Verein ein Smartphone, aber so oder so kommt man auf 80 bis 85% Erreichbarkeit bei den eigenen Mitgliedern.
Nachdem es sich um einen reinen Nachrichtendienst handelt, ist die Funktionalität überschaubar, was WhatsApp insgesamt sehr verständlich macht. Und trotzdem kann man extrem umfangreich Bilder, Videos, Standorte, Sprachnachrichten und Texte verschicken.
Für längere Nachrichten kann auf die Weboberfläche am PC umgestiegen werden, was das Verfassen von langen Nachrichten effizient macht.
Sicher ein wichtiges Argument für euch als Verein, da die finanzielle Belastung nicht überhandnehmen darf.
Wo es Vorteile gibt, muss es auch Nachteile geben. Im Falle von WhatsApp für den „geschäftlichen“ Vereinsgebrauch können diese aber schwerwiegende Folgen haben. Denn manche nachfolgende Punkte lassen sich nicht mit der DSGVO vereinbaren, was dazu führt, dass ihr für offizielle Vereinsankündigungen WhatsApp gar nicht verwenden dürftet.
Bitte vertauscht die nachfolgenden Punkte nicht mit der Privatnutzung von WhatsApp, denn das spielt hinsichtlich der DSGVO keine Rolle. Es geht hier um die Nutzung von WhatsApp im Verein für offizielle Agenden.
Eure in WhatsApp gesendeten Daten (ob verschlüsselt oder unverschlüsselt) liegen meist außerhalb der EU und werden dort auch verarbeitet. Verarbeitung bedeutet in diesem Fall aufbereitet.
WhatsApp greift auch auf die Kontaktdaten von Personen in eurem Telefonbuch zu, die selbst gar nicht bei WhatsApp sind. Dies benötigt WhatsApp zum Datenabgleich für die Nutzung des Services. Auch hier ist WhatsApp nicht mit der DSGVO vereinbar.
Wir reden viel mit Vereinen und bekommen immer wieder zu hören, dass die gemeinsame Nutzung von WhatsApp für den privaten Gebrauch als auch für Vereinsagenden nicht optimal ist. Gedanklich wird alles vermischt und es wird vorausgesetzt, dass man immer und überall erreichbar ist.
Obwohl oft davon ausgegangen wird, dass bei WhatsApp alles verschlüsselt ist und auch nicht von Dritten gelesen werden kann, so ist das nicht ganz richtig. Denn Metadaten wie Telefonnummer, Nutzungsaktivität, Geräteinformation werden unverschlüsselt von WhatsApp selbst aufbereitet. Dasselbe gilt für Backups, die von den Geräteherstellern (Apple/Samsung) direkt gespeichert werden.
Jeder Verein, der schon mal versucht hat über WhatsApp eine geordnete Kommunikation oder Umfrage durchzuführen, der weiß, dass dies ein Wunschdenken ist. Zwischen seriösen Themen tauchen immer wieder Fotos und Zwischendiskussionen auf, die eine Auswertung schwierig machen.
Was bedeutet das für euch als Verein?
All diese Punkte bedeuten nicht, dass ihr WhatsApp als Verein nicht verwenden dürft. Kleine privat geführte Gruppen für schnelle Kommunikation ist absolut erlaubt. Die Betonung liegt auch auf „privat“. Was nach der Datenschutzgrundverordnung ein No-Go ist, sind die inhaltliche und gezielte Vereinskommunikation darüber. Z.B. Terminverwaltung, Versammlungsinformationen und Ankündigungen.
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Ja tut es – auch wenn es mit etwas Aufwand verbunden ist und ihr von euren Mitgliedern Gegenwind erfahren werdet. Bedenkt aber, dass Datenschutzbrüche kein Kavaliersdelikt sind und auch ein Verein nicht vor Strafen geschützt ist. Diese können bei groben Verstößen und Fahrlässigkeit bis zu 20 Millionen Euro betragen. Das ist der Maximalwert, doch auch kleinere Beträge können und sollten vermieden werden.
Zum einen gibt es Open Source Softwaren, wie Mattermost, die ihr selbst hosten könnt (hier ist ein eigener Server und technisches Verständnis erforderlich). Zum anderen können auch direkte WhatsApp-Alternativen, wie Signal oder Threema eine Option sein. Bedenkt bitte, dass dies alles Softwaren für die allgemeine private Nutzung sind. Es handelt sich hier nicht um Tools, die für Vereine und deren Kommunikation gemacht wurden – trotzdem könnten sie für euren konkreten Einsatz passen.
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Als 2018 die neue Datenschutz Grundverordnung gekommen ist, haben wir uns mit Vereinsplaner ebenfalls Gedanken gemacht, wie wir Vereinen hier eine saubere und vor allem DSGVO-konforme Lösung bieten können. Wir haben daraufhin einen eigenen Chat gebaut, der zusätzlich zu unserer gesamten Vereinssoftware die Kommunikation im Verein stärken soll.
Unsere Server liegen dabei in Deutschland und der Chat selbst kann genau das, für das er bestimmt ist – Schreiben und Empfangen von Nachrichten (Text und Bild). Denn für Umfragen und News gibt es in unserer Mitgliederapp einen eigenen Bereich. Es wird daher von Kommunikationsseite nichts miteinander vermischt.
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Dieser Beitrag soll informieren und zum Nachdenken anregen. Wir wissen, dass man im Verein viel zu erledigen hat und sich nicht noch zusätzlich den Kopf zerbrechen kann. Trotzdem wissen wir aus eigener Erfahrung auch, dass manche Themen Aufmerksamkeit verdient haben. Datenschutz ist ein solches Thema.
Wir erheben mit diesem Beitrag keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit und empfehlen jeden, der sich mit dem Thema Datenschutz befasst sich zu informieren und Gedanken zu machen. In einem gesonderten Beitrag haben wir wichtige Allgemeine Infos zum Datenschutz und eine Mustervorlage für euch aufbereitet – zum Datenschutzbeitrag.
