Diese gehören vor allem datenschutzrechtlich sauber und sicher verwaltet. Ob das nun online oder offline geschieht, bleibt euch als Verein selbst überlassen. Geht die Mitgliederliste durch und macht euch auch Gedanken zu einzelnen Mitgliedern, vielleicht ist auch hier jemand dabei der den Vorstandsaufgaben gewachsen ist. Bei Jugendvereinen gehört auf diese Liste auch eine elterliche Kontaktperson jedes Kindes.

Ein sehr heikles Thema, was viel Transparenz und hohe Genauigkeit erfordert. Die finanzielle Situation sollte generell klar dokumentiert sein und umso wichtiger ist es diese Dokumentation auch gemeinsam durchzusprechen – immerhin haftet der Kassier für fehlendes Geld. Eine Entlastung des ausscheidenden Schatzmeisters ist ohnehin erforderlich.

Ihr erspart euch sehr viel Zeit, wenn ihr euch die Dokumente zu Veranstaltungen sauber abspeichert. Das beginnt beim Getränkelieferant, geht über Verpflegung bis hin zur Musikband und Aufgabenliste. Aus jedem veranstalteten Event könnt ihr lernen und wenn ihr auf diesem Wissen aufbaut werden eure Veranstaltungen zum Pflichtbesuch für jeden Bürger aus eurem Ort.

Wo finden sich die Kontakte zu allen Sponsoren inklusive der Verträge, die mit den einzelnen Firmen abgeschlossen wurde. Wie und wie oft hat die Kontaktpflege erfolgt? Wir ein eigenes Tool für die Kontaktpflege verwendet? Gibt es eine Leadliste an neuen Sponsoren, die man geplant hat anzugehen? Mit welchen Partnern arbeitet euer Verein regelmäßig zusammen? Kosten und Aktionsstrukturen zu den Partnern? Fragen über Fragen, die alle geklärt werden wollen.

Beim Verleihen von Vereinsinventar kann man bei unzureichender Dokumentierung schnell die Übersicht verlieren und vergessen wer was ausgeliehen hat. Bevor man diese Funktion im Verein übernimmt macht euch bitte Gedanken, wie euer Vorgänger dies gehandhabt hat.

Einladungen, Pressetexte, Bilder von Veranstaltungen und Erfolgen, sowie Social-Media-Kanäle des Vereins sind mittlerweile nicht mehr wegzudenken. Auch hier gibt es Verantwortliche, die sich über die Zeit großes Wissen aufbauen. Z.B. durch das Erstellen von Flyern, Plakaten und Einladungen.

Organisation des Putzplans in eurem Vereinsheim? Informationen zur Saisonplanung? Sind zusätzliche Hobby-Turniere geplant? Gibt es Verwaltungs- oder Reparaturtätigkeiten, die bereits gestartet wurden? Wie wurde die Jugendarbeit durchgeführt? Fragen, die womöglich beim ausscheidenden Vorstand liegen und eine Antwort benötigen.

Folgende Organe in einem Verein kann es geben und werden zumeist durch die Vereinssatzung (Infos zur Vereinssatzung) geregelt: 1. Mitgliederversammlung; 2. Leitungsorgan (z.B. Obmann/Obfrau); 3. Organschaftliche Vertreter (Stellvertreter/Zeichnungsberechtigte); 4. Aufsichtsorgane; 5. Rechnungsprüfer (inkl. Stellvertreter); 6. Abschlussprüfer (bei Bedarf).

Ein Verein, der als juristische Person auftritt muss mindestens eine Mitgliederversammlung, ein Leitungsorgan und eine/n RechnungsprüferInnen (in Deutschland Schatzmeister) samt StellvertreterInnen haben.

Die Vereinsleitung bzw. das Führungsteam eines Vereins kümmert sich um eine reibungslose Abwicklung der Vereinsgeschäfte. Der Vorstand vertritt den Verein dabei nach innen und außen, kümmert sich sowohl um die Anliegen der Mitglieder wie auch das Erscheinungsbild des Vereins in der Gemeinde und Medien. Einzelne Vorstandsmitglieder können mit fachspezifischen Themen wie der Finanzverwaltung beauftragt werden.

Die Mitgliederversammlung (häufig auch Generalversammlung oder Hauptversammlung genannt) ist mindestens einmal alle fünf Jahre abzuhalten. Zu empfehlen ist aus unserer Sicht aber einmal jährlich. Dabei werden Themen, die das Allgemeinwohl des Vereins betreffen besprochen. Das können Vorstandswahlen, Kostenagenden oder auch Vereinsprojekte für das nächste Jahr sein.

Auf den ersten Blick kann diese Frage mit "Ja" beantwortet werden. Sieht man etwas genauer hin, gibt es ein paar Fälle, wo dies nicht unmittelbar möglich ist. Zum Beispiel darf keine Handlungsunfähigkeit des Vereins durch den Rücktritt entstehen: In anderen Worten dürfen niemals alle rechtswirksamen Verantwortungsträger zur gleichen Zeit den Verein verlassen (z.B. Obmann und sein Stellvertreter). Ein Rücktritt ginge dann nur im Zuge einer Mitgliederversammlung, wo sofort die neuen Zeichnungsbefugten gewählt werden würden.

Je nach Aufgabenbereich, in dem sich eine Person im Vorstand befindet, ist auch ihre Tätigkeit eine individuelle (Finanzbeauftragter, Digitalbeauftragter, Veranstaltungsbeauftragter, Beauftragter für Jugendarbeit, usw.). Als Obmann/Obfrau bzw. leitender Vorstand solltest du nicht allzu viele spezialisierte Tätigkeiten auf dich nehmen, da ohnehin bereits genügend Aufgaben aus den oben genannten Bereichen und der allgemeinen Verantwortung für dich entstehen. Man kann also nicht pauschal sagen, welche Aufgaben einen als Vorstand erwarten – sicher ist, dass es Aufgaben werden mit denen du bis dato noch nicht konfrontiert warst.

Mit einer Einwilligung der gesetzlichen Vertreter könnte theoretisch bereits eine Person nach Vollendung des 7. Lebensjahres ein Amt im Vorstand des Vereins ausüben. Ob dies Zielführend und vor allem gut für das Kind ist, muss sich dabei jeder Verein selbst fragen.

Die Entlastung des Vorstands (z.B. Schatzmeister/Kassaprüfer oder Obmann) ist nicht nur ein formeller Prozess, sondern zeigt erstens, dass der Verein hinter dem Handeln des Vorstands steht. Zweitens, dass weitere Personen (z.B. Abschlussprüfer oder Personen des Aufsichtsorgans) sich mit dem Handeln und den Ergebnissen aus der Vereinsleitung beschäftigt haben und diese für Abgeschlossen befinden = Entlasten.

Ein Verein (als juristische Person) haftet grundsätzlich mit dem Vereinsvermögen gegenüber Verbindlichkeiten. Organe des Vereins haften dabei nur dann, wenn dies gesetzlich niedergeschrieben wurde (z.B., wenn sie als Bürgen eines Kredits für den Verein einstehen). Verletzt ein Vorstandsmitlgied gesetzliche oder statutarische Pflichten kann diese Person über das hinaus ebenfalls zur Haftung des entstandenen Schadens gezogen werden. Auch bei unentgeltlich tätigen Vereinsorganen (z.B. Obmann, Kassaprüfer) tritt eine Haftung in Kraft, sofern diese grob fahrlässig handeln. Ihr merkt schon, das Haftungsthema kann auch bei Vereinen überaus komplex werden und es empfiehlt sich bei Unsicherheiten einen Rechtsexperten aufzusuchen.