Jeder Verein hat ein gewisses Setup an Vereinsequipment. Egal ob Fußballverein, Musikkapelle, Feuerwehr, Trachten- oder Faschingsverein — eine einfache und unkomplizierte Inventarverwaltung spart euch viele Nerven, Zeit und Geld.
Ein Inventar oder auch Inventarliste genannt, ist eine Dokumentation von Gegenständen und Equipment, um zu jeder Zeit genau zu wissen wo sich etwas befindet. Über dies hinaus kann dir eine gute Inventarverwaltung Auskunft über den Zustand und weitere wichtige Informationen zu einem Gegenstand geben.
Dabei sollte das Organisieren des eigenen Inventars immer an die eigenen Anforderungen des Vereins angepasst sein. Es hilft dir und deinem Verein wenig, wenn ihr eine hochkomplexe Inventarverwaltung für Firmen verwendet, wenn die Anforderungen ganz andere sind. Umgekehrt kommt ein einfacher Handzettel schnell an seine Grenzen bei Vereinen.
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Eine Inventarverwaltung in digitaler Form, zugänglich für mehrere Personen, zu jeder Zeit erreichbar und das Ganze auch noch genau auf Vereine abgestimmt spart dir und deinem Verein sehr viel Zeit und Geld. Denn verlorenes, nicht mehr zurückgegebenes oder kaputtes Inventar gehören dank Vereinsplaner der Vergangenheit an.
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Mit dieser kostenlosen Vorlage erfasst ihr euer Vereinsinventar systematisch, prüft Mengen und Zustand und behaltet notwendige Reparaturen und Wartungen im Blick. Sie ist Teil des Mitgliederversammlungspakets der Vereinsplaner-Rechtspakete.
Ihr habt mit der Vereinsplaner Inventarverwaltung die Möglichkeit Gegenstände in einem Inventar anzulegen. Diesen Gegenständen können Zustände (z.B. kaputt, gebraucht, neuwertig, ...) und Informationen über Verantwortliche und Kaufdatum beigefügt werden. Sämtliches Equipment kann über ein gut durchdachtes Leihsystem an Vereinsmitglieder verliehen werden. Inklusive automatischer Erinnerung, wann ein Gegenstand zurückgegeben werden muss.
Die Inventarverwaltung selbst ist am einfachsten über die Screenshots bei der Funktionsbeschreibung bzw. bei der gesamten Toolbeschreibung gezeigt. Wie bereits erwähnt ist unsere Inventarverwaltung mit und für Vereine entwickelt worden. Ziel ist es auch weiterhin mit euch gemeinsam die Funktion intelligenter zu gestalten
Inventare sind Bereiche, in denen deine Gegenstände abgespeichert sind. Mehrere Gegenstände lassen sich in einem Inventar zusammenfassen.
Gegenstände sind die Items, die in der Inventarverwaltung angelegt werden. Als Gegenstände zählen z.B. Sportgeräte oder Musikinstrumente. Gegenstände können außerdem über die Leihfunktion an Mitglieder geliehen werden.
Um ein Inventar anzulegen klicke in der Webanwendung in der Navigationsleiste auf “Vereine verwalten” und dann auf “Inventare verwalten”. Danach entweder auf “Erstes Inventar anlegen” oder wenn du ein weiteres Inventar anlegen möchtest auf “Inventar anlegen” (Button ist rechts oben). Erforderlich dafür ist es einen Verein bei Vereinsplaner zu haben. Informationen dazu findest du hier.
Klicke in der Webanwendung in der Navigationsleiste oben auf “Vereine verwalten”. Wähle nun “Inventare verwalten” aus. Du befindest dich jetzt in der Übersicht deiner Inventare. Klicke auf das gewünschte Inventar (Kachel), das du zuvor angelegt hast. In diesem Inventar findest du rechts oben einen blauen Button “Gegenstand anlegen”. Klicke auf diesen und fülle die erforderlichen Felder aus. Mit einem Klick auf “Speichern” legst du den Gegenstand an.
Hilfe bei der Verwendung der Inventarverwaltung findest du rund um die Uhr im Hilfecenter. Sollte es Probleme bei der Verwendung oder Wünsche zur Weiterentwicklung geben, dann schreib uns unter support@vereinsplaner.com.
Wer sein Inventar sauber und strukturiert verwaltet, wird sich über die Zeit viel Geld sparen können. Gewünschte Theorie und gelebte Praxis weichen hier oft sehr stark voneinander ab. Was du bei einer guten Inventur am Ende des Jahres beachten musst haben wir in einer kompakten Checkliste für dich zusammen gefasst.
Es ist schwierig dies pauschal zu sagen. Grundsätzlich ist der größte Aufwand das analoge Inventar samt Gegenständen einmalig zu digitalisieren und anzulegen. Dabei kann man pro Gegenstand ca. rechnen, dass man eine (bis zwei) Minuten benötigt. Am Anfang sicher etwas länger und zum Schluss hin ist man wahrscheinlich schneller. Man darf aber nicht vergessen, dass wenn man sein Inventar erst einmal angelegt hat, man dann kaum noch laufende zeitliche Aufwände im Vergleich zu keiner gut organisierten Inventarverwaltung hat. Denn man weiß wie viel Zeit es in Anspruch nehmen kann einen geliehenen Gegenstand ohne Dokumentation wieder zu finden.
Es kommen keine extra Kosten auf dich und deinen Verein zu. Die Inventarverwaltung steht derzeit für sämtliche Vereine auch im kostenlosen Abo zur Verfügung. Es wird in Zukunft, wie bei den anderen Modulen (z.B. Onlinespeicher) auch eine Unterscheidung der Funktionalität zwischen den einzelnen Vereinsplaner Abos geben.
Die Entwicklung der Inventarverwaltung ist so geplant, dass wir offen für Feedback von Seiten unserer User und Vereine sind und dieses bei den nächsten Umsetzungsschritten auch berücksichtigen werden. Grundsätzlich ist geplant das Leihsystem noch weiter zu verfeinern, um so den Vorstand noch weiter zu entlasten.
Melde dich dazu in der Webanwendung im Vereinsplaner an und wenn du bereits einen Verein hast klicke oben auf “Vereine verwalten” und dann auf “Inventar verwalten”. Hast du noch keinen Verein bzw. möchtest du genauere Anleitungen zur Inventarverwaltung, dann besuche unser Hilfecenter.
Nein ist es natürlich nicht. Dies ist jedem Verein selbst überlassen, ob er seine Ausrüstung und Equipment über eine Inventarverwaltung führt. Eine Inventarverwaltung ist aber nicht zu verwechseln mit einer Vermögensaufstellung. Denn das Vereinsvermögen und alle betroffenen Anlagewerte zu dokumentieren kann sehr wohl in Bezug auf eine Finanzprüfung erforderlich sein. Generell ist es zu empfehlen, dass gekaufte Gegenstände, wie Vereinsausrüstung, sauber gelagert werden.
Wir wissen, dass viele Vorstände gerne ein Handbuch führen, wo sie wichtige Informationen im Vereinsheim in einer Mappe ablegen können, damit Nachfolger alles beisammen haben. Nachfolgend stellen wir für euch diesen Artikel daher als Druckvorlage zum Download bereit:
